আজ এখানে ছোট ছোট Top 10 Excel Tips শেয়ার করবো, যেগুলো পড়তে ও বুঝতে সময় লাগবে খুবই কম। কিন্তু এর মাধ্যমে আপনি আপনার অফিসিয়াল কাজ আগের থেকে বহুগুন দ্রুত শেষ করতে পারবেন।
Bullet Points (Tips-01)
Bullet point Excel এ insert করার easiest way হচ্ছে Custom Formatting এবং সেটা খুবই সহজ। এটা যেভাবে করবেনঃ
- আপনার Excel cell এর যাগাতে আপনি Bullet Points দিতে চান, সে যায়গাটি আগে ব্লক/সিলেক্ট করুন।
- Ctrl + 1 Press করুন তাহলে আপনি “Format Cell” নামে একটা dialog box দেখতে পাবেন।
- “Number” tab এ থাকা অবস্থায় “custom” নির্বাচন করুন।
- “Type input bar” নিচে দেখানো Custom Formatting টি কপি করে পেষ্ট করুন।
- Click OK.
এখন যখনি আপনি আপনার নির্বাচিত Excel cell এ লিখে এন্টার দিবেন তখনি অটোমেটিকালি লেখার আগে Bullet Point এ্যাড হয়ে যাবে।
Copy of Worksheet (Tips-02)
Same workbook এর মধ্যে worksheet copy করতে চাইলৈ খুব সজজেই এক সেকেন্ডের মধ্যে শুধুমাত্র drag and drop করেই (নিচের চিত্রের মত) সেটা করতে পারেন।
Format Painter (Tips-03)
নিচের চিত্রের মত Format Painter এর সাহায্যে আপনার আগে থেকে সাজিয়ে রাখা কোন কাজের Format বা Style কপি করে অন্য কোথাও Apply করতে পারেন খুব সহজেই।
Cell Message (Tips-04)
মনে করুন কোন একটা cell এর ডাটা না মুছে সেখানে Specific কোন message সেট করার দরকার। সেটা খুব সহজেই করতে পারবেন এবং এটা আপনার অফিসিয়াল কাজকে আরো Effective করবে। ঐ নির্দিষ্ট জাগাতে মাউস রাখলেই আপনি (User) আপনার সেট করা message টি দেখতে পাবেন এবং ঐ ডাটা সম্পর্কিত তথ্য সহজেই মনে করতে পারবেন।
- First of all, আপনি যেখানে “message” add করতে চান সেই cell টা select করুন।
- তারপর, go to the Data Tab ➜ Data Tools ➜ Data Validation ➜ Data Validation.
- Data validation window এর ভেতর Input Message tab এ যান।
- Title লিখুন, input message এর খালি ঘরে আপনার message টি লিখুন এবং অবশ্যই “Show input message when the cell is selected” এইটা tick mark দিন।
- In the end, click OK.
Paste Special to Transpose (Tips-05)
Paste Special to Transpose জিনিসটা কি? হয়ত অনেকেরই জানা নাই। বিষয়টা হলো, ধরুন আপনার কোন ডাটা লম্বা লম্বি হেডিং এ সাজানো আছে। আপনি চাইছেন ঐ Heading গুলোকে আড়া আড়ি ভাবে আনতে। যে কাজটা Manually করতে গেলে আপনার অনেক সময় লাগবে। কিন্তু Paste Special to Transpose পদ্ধতি তে করলে মাত্র কয়েক সেকেন্ড।
উপরের ছবির মত করে Paste Special to Transpose ব্যবহার করতে যা করতে হবেঃ-
- প্রথমে আপনার প্রয়োজনীয় ডাটা সিলেক্ট করে Copy করুন।
- তারপর যেখানে ডাটাটা দরকার সেখানে মাউস রেখে, মাউসের Right Click করে Special Paste টাতে ক্লিক করুন।
- তাহলে উপরের ছবির মত একটা ডায়ালগ বক্স আসবে।
- সেই ডায়ালগ বক্সের নিচের ডান কোনায় দেখুন Transpose নামে একটা কথা লেখা আছে। ঐটা টিক দিয়ে Ok করে দিন।
- ব্যস হয়ে গেল। আপনার দরকার অনুযায়ী লম্বা লম্বী ডাটা কে আপনি আড়া আড়ি করে সাজিয়ে ফেল্লেন কত সহজেই।
Pivot Table with Example [Video] (Tips-06)
Pivot table is one of Excel’s most powerful features. একটি Pivot table আপনাকে একটি বৃহৎ, বিশদ ডেটা সেট থেকে Most Effective & Efficient way তে আপনার দরকারী তথ্য গুলোকে Summery & Filter করে দেয়। যেটা আপনার ব্যবসার একটি সামগ্রীক চিত্র এক মুহুর্তে তুলে ধরতে পারে। আমার সব থেকে প্রিয় একটি Excel feature এটি। নিচের ভিডিওটা দেখলে আরো ভালো ভাবে জানতে পারবেন।
How to convert Date into Day [Bangal Video] (Tips – 07)
In this video I’m going to show you that How to convert Date into Day in excel? It’s very simple but very effective tips.
Smart way of doing Summation in Excel [Bangla Video] (Tips – 08)
It will save your time & effort if you know how we can sum our required data in a best & Smart way.
How to create Task Organizer in MS Excel? [Bangla Video] (Tips – 09)
You can easily create an effective & dynamic “Task Organizer” or To-Do List in Excel to maintain your daily official task in an organized way.
Print Optimization (Tips – 10)
সব কাজ শেষে আমাদের যেটা করা লাগে বেশির ভাগ সময়, সেটা হলো প্রিন্ট করা। হ্যা, রিপোর্ট বানাবার পর সেটা ঠিক মত প্রিন্ট না করতে পারলে আপনার বসকে দেখাবেন কিভাবে, তাই না? আর MS Excel এর শীট গুলো অনেক বড় বড় হওয়াতে, প্রিন্ট করাটা সাধারণ MS Word এর মত সহজ হয় না অনেক সময়।
প্রিন্ট করার ক্ষেত্রে অনেক সময় অনেক রকম বিষয় Consider করা লাগে। তবে সাধারণত আপনাকে যেটা করা লাগে যে, আপনি কতটুকু প্রিন্ট করতে চান সেটা দেখিয়ে দেওয়া লাগে। আর সেটা করার জন্যঃ
- যেটুকু প্রিন্ট করতে চান প্রথমে সেটা সিলেক্ট করুন।
- তারপর Page Layout অপশন থেকে Print Area অপশনে যান।
- এবং Set Print Area টা ক্লিক করুন।
আবার অনেক সময় মার্জিন টা ঠিক করে দেওয়া লাগে। যে কাগজে আপনার লেখাটা প্রিন্ট হবে তার কতটুকু ডানে-বায়ে, উপর-নিচে ফাকা/ স্পেস থাকবে সেটাই ঠিক করে দেওযাটা মুলত মার্জিন এর কাজ। আর তা ঠিক করতে আপনাকে যেতে হবে Page Layout থেকে Margins অপশনে। সেখান থেকে প্রয়োজন মত Adjust করে নিতে হবে।
আসলে, সঠিক ভাবে MS Excel Sheet প্রিন্ট করার বিষয় নিয়ে বলতে গেলে আরো অনেক কিছু চলে আসে। পরবর্তীতে আরো বিস্তারিত এই বিষয়ে একটা আলাদা পোস্ট লিখব ইনশাল্লাহ।
