How to Easy data entry in excel?

যারা Data Entry Form সম্পর্কে একেবারেই জানেন না, তারা হয়ত বলবেন যে, Excel – এ Data Entry Form এর আবার কি দরকার। এমনিতেই তো ডাটা এন্ট্রি করা যায়। হ্যা – করা যায়, তবে যদি অনেক বড় ডাটা শিট হয় অথবা যদি অনেক দ্রুত ও স্মার্ট পদ্ধতিতে নির্ভূল ভাবে আপনি ডাটা এন্ট্রি করতে চান, সেক্ষেত্রে Data Entry Form এর মাধ্যমে কাজটি করা সব থেকে বুদ্ধিমানের কাজ। আসুন দেখা যাক কিভাবে সেটা করতে হবেঃ-

সাধারনত, প্রাথমিক অবস্থায় Data Entry Form অপশনটি Excel – এ সরাসরি থাকে না। এটাকে Customize ভাবে Add করে নিতে হয়। মূলত এই অপশনটি এ্যাড করে নিতে পারলেই কাজটা মোটামুটি অনেকাংশে শেষ বলে ধরে নেওয়া যায়।

Data Entry Form অপশনটি Quick Access Toolbar এ Add করার জন্য যা যা করতে হবেঃ

ধাপ-০১ঃ প্রথমে Quick Access Toolbar টুল বারের যেকোন একটা জায়গাতে মাউসের Right-click করুন। তাহলে নিচের চিত্রের মত একটি ডায়ালগ বক্স আসবে। সেখান থেকে ‘Customize Quick Access Toolbar’ অপশনটিতে ক্লিক করুন।

ধাপ-০২ঃ উপরের ধাপটি সম্পন্ন হলে আবার নিচের চিত্রের মত আরো একটা ‘Excel Options’ ডায়ালগ বক্স আসবে। সেখান থেকে ছবিতে দেখানো ‘All Commands’  অপশনটিতে ক্লিক করুন।

ধাপ-০৩ঃ Scroll করে নিচে আসুন এবং commands list  এর মধ্যে থেকে ‘Form’ সিলেক্ট করুন।

ধাপ-০৪ঃ ‘Add’ button এ ক্লিক করুন।

ধাপ-০৫ঃ Click OK.

উপরের ধাপগুলো সঠিক ভাবে করতে পারলে Quick Access Toolbar এ নিচের চিত্রের মত Data Entry Form অপশনটির একটা নতুন অপশন/ আইকোন দেখতে পাবেন

Data Entry Form কিভাবে ব্যবহার করবেন এবং কেন?

এবার আপনার এক্সেল শিটের যেখানে ডাটা এন্ট্রি করতে চান সে জায়গাটুকু/ সে টেবিলটি সিলেক্ট করে Data Entry Form অপশনটিতে ক্লিক করলে নিচের চিত্রের মত চমৎকার Organized একটি ডাটা এন্ট্রি ফর্ম সামনে চলে আসবে। এখন সেখানে আপনি নতুন কোন ডাটা এন্ট্রি দিলেই সেটা অটোমেটিকালি আপনার Excel Sheet এ চলে আসবে। এই Data Entry Form এর মাধ্যমে ডাটা এন্ট্রি করলে কোন প্রকার ভুল হাবার চান্সই থাকে না এবং খুব দ্রুত ডাটা এন্টি করা যায়। তাছাড়া আগের ডাটা সঠিক ভাবে এডিট করা বা মোছাও যায় সহজে। একবার এই পদ্ধতি ব্যবহার করে দেখুন এর নানাবিধি গুন আপনি নিজেই বুঝতে পারবেন খুব সহজেই।

Easy data entry in excel Video Tutorial (Bangla)

ধন্যবাদ মন দিয়ে পুরো টিউটোরিয়াল পোষ্টটি পড়ার জন্য। কোথাও বুঝতে কোন প্রকার সমস্যা হলে অবশ্যই আমাকে কমেন্ট করে জানাবেন। আমি যত দ্রুত সম্ভব Reply দেবার চেষ্টা করবো। আর পোষ্টটি ভাল লাগলে আশা করি অবশ্যই শেয়ার করতে ভুলবেন না।