Excel Table এর চমৎকার সব Features & Benefits

Excel Table এর চমৎকার সব Features & Benefits
Excel Table এর চমৎকার সব Features & Advantages

Excel Table বলতে অনেকে হয়ত মনে করতে পারেন, আরে এটা নিয়ে নতুন করে আলোচনার আবার কি আছে? হয়ত অনেকে এক্সেল শীটে ডাটার চারিদেকে Boarder দেওয়াটাকেই হয়ত এক্সেল এর Table ভাবতে পারেন। আসলে বিষয়টা মটেই তা না। MS Word এর জন্য সেটা অনেকটা টেবিলের মতো হলেও, এক্সেল এর জন্য তা মোটেও না।


Excel Table কি এবং কিভাবে তৈরি করতে হবে?

এক্সেল Sheet এর Normal Data Range কে খুব সহজেই Table এ Convert করা যায়। আর সেটা করতে হলে কি-বোর্ড চাপতে হবে Ctrl + T ।

অথবা Insert menu তে গিয়ে Table অপশনটাতে ক্লিক করতে হবে। তাহলে নিচের চিত্রের মত একটা বক্স আসবে। সেখান থেকে ডাটা রেঞ্জটা সিলেক্ট করে দিতে হবে। আপনার সিলেক্ট করা ডাটার যদি হেডার থাকে তাহলে অবশ্যেই “My table has headers” এটাতে টিক দিয়ে রাখতে হবে। সব শেষে OK -তে চাপ দিতে হবে।

How_to_create_table_in_Excel
Excel Table কি এবং কিভাবে তৈরি করতে হবে?

সেখান থেকে ডাটা রেঞ্জটা সিলেক্ট করে দিতে হবে। আপনার সিলেক্ট করা ডাটার যদি হেডার থাকে তাহলে অবশ্যেই “My table has headers” এটাতে টিক দিয়ে রাখতে হবে।

সব শেষে OK -তে চাপ দিতে হবে।

stylish_looks_of_excel_table

Features of Excel Table

  • Table Names
  • Cleaner Formulas
  • Auto Data Filters
  • Quick Styles to style your data
  • Remove Duplicate very Quickly
  • Auto Expand – Auto generate column & row

Table Names

আমরা চাইলে আমদের তৈরি করা সব টেবিলেরই আলাদা আলাদা নাম দিতে পারি। যেটা কিনা পরে কাজের ক্ষেত্রে আপনাকে অনেক সহযোগীতা করবে। কারণ ঐ টেবিলের নাম রিফারেন্স হিসাবে আপনি আপনার যেকোন Formula বা Function এ ব্যবহার করতে পারবেন।

Table-name-in-excel

Cleaner & Easy Formulas

এক্সেল টেবিলের চমৎকার একটা ফিচার হলো এর মাধ্যমে Formula লেখাটা অনেক সহজ ও পরিছন্ন হয়ে যায়। কোন Formula তে টেবিলের নির্দিষ্ট কোন কলাম বা সেল কে খুব সহজেই রিফারেন্স হিসাবে দেখানো যায়। টেবিলে নাম দিয়ে সহজেই বোঝা যায় যে ফরমূলা বা ফাংশনে কোন ডাটাটিকে ব্যবহার করা হয়েছে।

Cleaner-&-Easy-Formulas-by-excel-table
Cleaner & Easy Formulas

তাছাড়া বেশির ভাগ ক্ষেত্রে যেকোন Formula কে Auto Fill করা যায়। এক্সেল টেবিল অটোমেটিক ভাবে সেটা করতে পারে।

Auto Data Filters

Data Filters এক্সেল এর একটি অন্যতম কমন ফিচার। এমন কেউই হয়ত নেই যে এক্সেলে কাজ করেন অথচ তাকে Data Filter অপশনটি ব্যবহার করা লাগেনি। এমনি তে আমরা চাইলে তো বিভিন্ন ভাবেই আমাদের প্রয়োজন মত Data Filter করতে পারি। কিন্তু যেকোন ডাটা রেঞ্জকে Excel Table এ Convert করলেই Auto Data Filter অপশনটি পাওয়া যায়। যেটা কিনা Excel Table এর অন্যতম একটা গুরুত্বপূর্ণ ফিচার বলতে পানেন।

easy_auto_data_filter_option_by_excel_Table

তাছাড়া পেজ নিচের দিকে স্ক্রল করলেও সেই ফিল্টার অপশনগুলোর হেডিং ফ্রিজ প্যানেল মতো হয়ে উপরে থাকে। এটা কিন্তু আরো একটা চমৎকার বিষয়। যার মাধ্যমে আপনি অনেক বড় বড় ডাটাবেইজ এর ডাটা সহজেই ম্যানেজ করতে পারেন। সহজেই বুঝতে পারেন যে, কোন কলামে ডাটার হেডিং কোনটা।

Auto Data Filters Feature
Auto Data Filters Feature

Quick Styles

এমনিতেই Excel এর যেকোন ডাটা রেঞ্জকে Excel Table এ Convert করলে by default টেবিলের বা ডাটার একটা চমৎকর Stylish Look আসে। তাছাড়াও টেবিলের ডিজাইন ট্যাব থেকে শুধুমাত্র একটি মাউস ক্লিক করেই আপনি মুহূর্তের মধ্যে আপনার ইচ্ছা মতো Stylish Table Format / Design সিলেক্ট করতে পারেন। যা কিনা আপনার রিপোর্টিং বা Presentation কে আরো Stylish ও দৃষ্টিনন্দন করবে।

Chose_stylish_looks_of_excel_table

Design Tab থেকে আপনি Excel Table এর আরো বেশ কিছু সুন্দর সুন্দর ফিচার বা অপশন পাবেন। যেমনঃ banded rows & column, header row, Bold first column, Bold last Column, etc. যেগুলি Manually Formatting করতে তুলনামূলক বেশি সময় লাগে।

Remove Duplicate Value Very Quickly

Remove Duplicate Data – অপশনটি আমরা অন্য ভবেও ব্যবহার করতে পারি। তবে এটা Excel Table এর সাথে অটোমেটিক ভাবে পাওয়া যায়। তাই এটিক অবশ্যই Excel Table এর অন্যতম একটা Effective Option/ Feature বলে আমি মনে করি। যার মাধ্যমে আপনি মাত্র কয়েকটা মাউস ক্লিক করেই আপনার হাজার হাজার ডাটার ভেতর থেকে সকল Duplicate value Remove করতে পারবেন।

Table এর ডাটাগুলোর ভেতর থেকে Duplicate value/ Data Remove করতে হলে প্রথমে আপনাকে টেবিলের যে কোন একটা ঘরে ক্লিক করতে হবে। তাহলে উপরে Menu bar এর একদম ডান পাশে Design নামে নতুন একটা Tab দেখতে পাবেন।

এরপর সেই Design Tab এ ক্লিক করলে নিচে বেশ কিছু অপশন পাবেন (চিত্রের মত)। সেই অপশন গুলির ভেতর থেকে Remove Duplicate অপশনটাতে ক্লিক করলে একটা ডায়লগ বক্স আসবে। (চিত্রের মত) সেখান থেকে আপনি কোন কলামের Duplicate Data Remove করতে চান সেটা সিলেক্ট করে OK করলেই আপনার ঐ কলামের ডাটা থেকে যাবতীয় Duplicate Data remove হয়ে যাবে।

Remove_duplicate_valu_by_excel_table

Auto Expand Row & Column

Excel Table এর আসলে গুনের শেষ নেই। Auto Expand Row & Column ফিচারটাও আপনার অনেক কাজের সময় বাচাবে। কারণ Excel Table এর Row/ Column এ আপনি যখন নতুন কোন Data Add করবেন তখন Row & Column তার আগের Format হুবহু ঠিক রেখে Auto Expand করবে। অথাৎ আপনাকে কষ্ট করে Manually নতুন ভাবে টেবিলের বড়ার, কালার, ফরমেট কিছুই ঠিক করতে হবে না।

টেবিলের একদম শেষে ডান কোনায় একটা ছোট্ট চিহ্ন দেখতে পাবেন। সেখানে মাউস দিয়ে চেপে ধরে ডানে বা নিচে ড্রাগ করলেই নতুন কলাম বা রো হুবহু একই ফরমেটে তৈরি হয়ে যাবে।

অথবা আপনি টেবিলের একদম শেষ ঘরে এসে Tab চাপলে বা নতুন কোন ডাটা এন্ট্রি করলেও অটোমেটিক ভাবে একইরকম টেবিল ফরমেট তৈরি হয়ে যাবে। অর্থাৎ Row or Column Auto Expand করবে।

auto_generate_colomn_excel_table

What is the advantage of table in Excel?

Excel Table can auto update formula reference

Auto update Formula reference বলতে বোঝানো হয়েছে যে, Excel Table এর কোন Data কে কোন Formula লেখার সময় যদি লিংক করা হয়, তাহলে পরবর্তিতে আপনি সেই টেবিলে নতুন কোন Data Entry করলেও সেই Formula কে আর আপডেট করার দরকার হয় না। Formula টি Autonomic ভাবেই Update হয়ে যায় এবং Update Result Show করে।

Auto update formula reference

Easy to write formula with reference in Excel Table

Excel Table এর কোন Data কে কোন Formula লেখার সময় Reference হিসাবে ব্যবহার করতে গেলে Excel System Automatic ভাবে Table Name এবং Table Column Header গুলোকে Auto Suggestion হিসাবে Show করে। তাই Formula লেখাটা বা বোঝাটা অনেক সহজ হয়ে যায়।

easy_to_right_formula_with_referance

Time Saving

Traditional Normal Database এর চাইতে Excel Table এ Database Maintain করলে উপরোক্ত Features & Advantage এর কারণে আপনার কাজ করাটা অনেক সহজ ও User Friendly হবে এবং সেজন্য আপনার মূল্যবান অনেক সময় বেঁচে যাবে।

Error Free & Smart presentation/ Stylish Look

যেহেতু এক্সেল টেবিল এর লিংক Formula-তে auto update হয়, তাই কাজে ভুল হবার সম্ভাবনা একদমই কম। তাছাড়া এর চমৎকার Design ফিচার গুলো আপনার Report/ Presentation কে আরো বেশি আকর্ষনীয় করবে।

Make data entry ultra-simple

এটা বলাই বাহুল্য যে, it will make your data entry ultra-simple.


Some Extra Benefit of Using Excel Table

  • You can add Totals to Tables automatically.
  • You can customize the Totals row by clicking the drop-down button at the right of each cell. This allows you to summarize the data with Average, Count, Count Numbers, Max, Min, Sum, Standard Deviation, Variance and more.
  • Create a Dynamic Range for Charts & Pivot Tables.
  • Always visible Header Row.
  • Dynamic charts.
  • You can use Slicers and Timelines to filter your data and charts.
  • Tables drag formulas down automatically.
  • You can add Forms to facilitate entry of new data.

পড়ে বুঝতে কষ্ট হলে নিচের এই ভিডিও টি দেখুন এবং ভালো লাগলে চ্যানেলটি Subscribe করুন।

How do I clear table formatting in Excel?

Remove Table Formatting without deleting data:

To remove a table but keep data and formatting-

  • Go to the Design tab Tools group, and click Convert to Range
  • Select any cell in the table
  • Go to the Design tab & in the Table Styles group, click the More button.
  • Underneath the table style templates, click Clear
নিচের পোষ্টগুলোও আপনার কাজে লাগতে পারে

Conclusion

সব শেষে বলবো যারা এতদিন এক্সেল টেবিলের এতসব উপকারীতা সম্পর্কে জানতেন না, আশা করি তাদেরকে একটু হলেও বোঝাতে ও জানাতে পেরেছি। এক্সেল নিয়ে যাদের প্রায় সবদিনই অফিসে কাজ করতে হয় তারা এখন থেকে এক্সেল টেবিলের এই সব ফিচার গুলো ব্যবহার করবেন নিশ্চয়। প্রথম দিকে একটু নতুন নতুন আর আনইজি লাগতে পারে। তাবে আস্তে আস্তে এটার মজা একবার পেয়ে গেলেই দেখবেন। এটা আসলেই একটা জাদুর কাঠি। তাহলেই পার্ধক্যটা বুঝতে পারবেন। আর কোন কিছু বুঝতে সমস্যা হলে অবশ্যই কমেন্ট করে জানাবেন। আমি চেষ্টা করবো সেটার সমাধান দেওয়ার।

পোষ্টটি মন দিয়ে পড়ার জন্য আপনাকে অনেক ধন্যবাদ।

MS Excel সম্পর্কে আরো জানতে -
Free Job Tips & HR Support

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *